Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe osób odwiedzających serwis impressitem.com oraz kontaktujących się z nami, a także jakie prawa przysługują tym osobom zgodnie z RODO (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679).
1Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest ImpressItem P.S.A. z siedzibą w Krośnie, ul. Franciszka Żwirki i Stanisława Wigury 6C, 38-400 Krosno, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001199718, NIP 6842685094, REGON 542988492 (dalej: „Administrator”).
We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z nami pod adresem administracja@impressitem.com lub listownie na adres siedziby.
2Cele i podstawy przetwarzania
a) Formularz kontaktowy i korespondencja e-mail
Gdy wysyłasz wiadomość przez formularz kontaktowy lub piszesz do nas e-mailem, przetwarzamy podane przez Ciebie dane: imię lub nazwę firmy, adres e-mail, treść wiadomości, a w przypadku formularza także adres IP oraz czas jego wypełniania. Dane przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji – na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a jeżeli wiadomość zmierza do zawarcia umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
b) Zapytania ofertowe
Jeżeli składasz ofertę w odpowiedzi na zapytanie opublikowane w zakładce „Zamówienia”, przetwarzamy dane zawarte w ofercie i w korespondencji (w szczególności dane identyfikacyjne i kontaktowe oferenta oraz osób wskazanych w ofercie) w celu oceny ofert, wyboru wykonawcy i zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a także w celu udokumentowania postępowania zgodnie z obowiązkami wynikającymi z realizacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej (art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO).
c) Bezpieczeństwo serwisu i ochrona przed spamem
W celu ochrony formularza przed nadużyciami zapisujemy informację o próbach jego wysłania: datę i godzinę, adres IP, wynik weryfikacji oraz – w niektórych przypadkach – podany adres e-mail. Dostawca hostingu prowadzi ponadto standardowe logi serwera (m.in. adres IP, data i godzina, adres żądanej strony, identyfikator przeglądarki). Podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
d) Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń
W razie potrzeby dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
3Okres przechowywania danych
- wiadomości z formularza i korespondencja e-mail – przez czas potrzebny do załatwienia sprawy, a następnie nie dłużej niż 3 lata od zakończenia korespondencji,
- oferty i dokumentacja zapytań ofertowych – przez okres wymagany umową o dofinansowanie oraz przepisami dotyczącymi projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej,
- zapisy zabezpieczeń antyspamowych (logi) – bezterminowo, przez cały okres działania serwisu,
- dane przetwarzane w związku z roszczeniami – do upływu terminów ich przedawnienia.
4Odbiorcy danych
Dane mogą być powierzane podmiotom, które świadczą na naszą rzecz usługi niezbędne do działania serwisu i prowadzenia działalności, w szczególności dostawcy hostingu i poczty elektronicznej, dostawcom usług informatycznych oraz podmiotom świadczącym usługi księgowe i prawne. Dane zawarte w ofertach mogą zostać udostępnione instytucjom uprawnionym do kontroli projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej. Dane mogą być także udostępnione organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa. Nie sprzedajemy danych osobowych.
5Zasoby zewnętrzne i przekazywanie danych poza EOG
Serwis pobiera czcionki oraz biblioteki z serwerów zewnętrznych dostawców: Google Fonts (Google Ireland Ltd.), cdnjs (Cloudflare, Inc.), unpkg oraz cdn.tailwindcss.com. Pobranie tych zasobów wymaga przekazania dostawcy adresu IP Twojego urządzenia i podstawowych informacji o przeglądarce. Dostawcy ci mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych – na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych. Poza tym nie przekazujemy danych do państw trzecich.
6Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania,
- przenoszenia danych – w zakresie, w jakim są przetwarzane na podstawie umowy,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Aby skorzystać z tych praw, napisz na adres administracja@impressitem.com.
7Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do udzielenia odpowiedzi na wiadomość lub rozpatrzenia oferty. Dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne ani do profilowania. Automatyczne zabezpieczenia antyspamowe mogą odrzucić wiadomość wysłaną przez formularz – w takiej sytuacji prosimy o kontakt e-mailowy.
8Pliki cookies i pamięć przeglądarki
Serwis nie korzysta z narzędzi analitycznych ani reklamowych i nie stosuje plików cookies służących do śledzenia. Wykorzystujemy wyłącznie mechanizmy niezbędne do działania serwisu:
- sesyjny plik cookie (PHPSESSID) – zabezpiecza formularz kontaktowy; jest usuwany po zamknięciu przeglądarki,
- zapis w pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage, klucz „impressitem-lang”) – zapamiętuje wybraną wersję językową.
Mechanizmy te są niezbędne do świadczenia usługi, dlatego nie wymagają odrębnej zgody. Możesz je zablokować lub usunąć w ustawieniach przeglądarki, przy czym może to ograniczyć działanie formularza kontaktowego.
9Zmiany Polityki prywatności
Polityka może być aktualizowana, w szczególności w razie zmian w działaniu serwisu lub w przepisach prawa. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie.
This Privacy Policy explains how we process the personal data of people who visit impressitem.com or contact us, and what rights they have under the GDPR (Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council). In the event of any discrepancy, the Polish version prevails.
1Data controller
The controller of personal data is ImpressItem P.S.A. with its registered office in Krosno, ul. Franciszka Żwirki i Stanisława Wigury 6C, 38-400 Krosno, Poland, entered in the Register of Entrepreneurs of the National Court Register under KRS No. 0001199718, NIP (tax ID) 6842685094, REGON 542988492 (the “Controller”).
For any matter concerning personal data, please contact us at administracja@impressitem.com or by post at the registered office address.
2Purposes and legal bases
a) Contact form and e-mail correspondence
When you send a message through the contact form or write to us by e-mail, we process the data you provide: your name or company name, e-mail address and the content of the message and, for the form, also your IP address and the time taken to fill it in. We process this data to reply to you and to conduct correspondence – on the basis of our legitimate interest (Article 6(1)(f) GDPR) or, where the message is aimed at concluding a contract, on the basis of Article 6(1)(b) GDPR.
b) Requests for quotation
If you submit an offer in response to a request published in the “Procurement” section, we process the data contained in the offer and in related correspondence (in particular the identification and contact details of the bidder and of the persons named in the offer) in order to evaluate offers, select a contractor and conclude a contract (Article 6(1)(b) GDPR), and to document the procedure in line with the obligations arising from projects co-financed by the European Union (Article 6(1)(c) and (f) GDPR).
c) Website security and spam protection
To protect the form against abuse, we record information about attempts to submit it: date and time, IP address, the verification result and – in some cases – the e-mail address provided. In addition, the hosting provider keeps standard server logs (including IP address, date and time, requested page address and browser identifier). The legal basis is our legitimate interest in keeping the website secure (Article 6(1)(f) GDPR).
d) Establishment, exercise and defence of legal claims
Where necessary, data may be processed to establish, exercise or defend legal claims – on the basis of our legitimate interest (Article 6(1)(f) GDPR).
3Retention period
- form messages and e-mail correspondence – for as long as needed to handle the matter and then for no longer than 3 years after the correspondence ends,
- offers and documentation of requests for quotation – for the period required by the grant agreement and by the rules applicable to projects co-financed by the European Union,
- anti-spam records (logs) – indefinitely, for as long as the website is in operation,
- data processed in connection with claims – until the claims become time-barred.
4Recipients
Data may be entrusted to entities that provide us with services necessary to run the website and our business, in particular the hosting and e-mail provider, IT service providers, and accounting and legal service providers. Data contained in offers may be made available to institutions authorised to audit projects co-financed by the European Union. Data may also be disclosed to public authorities where required by law. We do not sell personal data.
5External resources and transfers outside the EEA
The website loads fonts and libraries from the servers of external providers: Google Fonts (Google Ireland Ltd.), cdnjs (Cloudflare, Inc.), unpkg and cdn.tailwindcss.com. Loading these resources requires your device's IP address and basic browser information to be sent to the provider. These providers may process data outside the European Economic Area, in particular in the United States – on the basis of a European Commission adequacy decision (Data Privacy Framework) or standard contractual clauses. Apart from this, we do not transfer data to third countries.
6Your rights
In connection with the processing of your personal data, you have the right to:
- access your data and obtain a copy of it,
- have your data rectified,
- have your data erased or its processing restricted,
- data portability – to the extent the data is processed on the basis of a contract,
- object to processing based on legitimate interest,
- lodge a complaint with the President of the Personal Data Protection Office (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
To exercise these rights, write to administracja@impressitem.com.
7Voluntary provision of data
Providing data is voluntary, but necessary for us to reply to your message or consider your offer. Data is not used for automated decision-making producing legal effects, nor for profiling. Automated anti-spam safeguards may reject a message sent through the form – in that case, please contact us by e-mail.
8Cookies and browser storage
The website does not use analytics or advertising tools and does not use tracking cookies. We use only mechanisms that are necessary for the website to work:
- a session cookie (PHPSESSID) – secures the contact form; it is deleted when you close your browser,
- an entry in the browser's local storage (localStorage, key “impressitem-lang”) – remembers the selected language version.
These mechanisms are necessary to provide the service and therefore do not require separate consent. You can block or delete them in your browser settings, although this may limit the operation of the contact form.
9Changes to this Privacy Policy
This Policy may be updated, in particular when the website or the law changes. The current version is always available on this page.